Geef jij zomaar een kopie van je legitimatie af aan bijvoorbeeld een hotel of een telefoonmaatschappij? Een legitimatiebewijs kopiëren mag niet zomaar, daar schreven we al eerder over. De Nederlandse overheid bracht hier met een artikel vorige week Richtsnoeren Identificatie en verificatie van persoonsgegevens.

Het artikel begint met een waarschuwing:

Alertheid is geboden bij het toenemend kopiëren, scannen en uitlezen van identiteitsdocumenten. Dit verschijnsel staat ook wel bekend als ‘kopietje paspoort’. Het onnodig en bovenmatig kopiëren of scannen van deze documenten is niet zonder risico. Door op grote schaal persoonsgegevens te verzamelen neemt het risico van identiteitsfraude toe. Verkeerd gebruik kan ook leiden tot een inbreuk op de persoonlijke levenssfeer die in bestuursrechtelijke of civiele zin verwijtbaar is. Deze richtsnoeren geven aan welke regels de wet stelt aan het overnemen van persoonsgegevens of het kopiëren, scannen of uitlezen van identiteitsdocumenten. Deze richtsnoeren dienen tevens als uitgangspunt voor het CBP bij het toepassen van handhavende maatregelen.

Een “kopietje maken” is niet toegestaan als het laten tonen van een identiteitsdocument volstaat, zoals bij een leeftijdscontrole. Een voorbeeld is de receptie van een hotel:

Hotels en andere ‘nachtverblijven’ zijn op grond van het Wetboek van Strafrecht verplicht enkele gegevens van hun gasten te registreren aan de hand van een geldig identiteitsdocument. De verplicht te registreren gegevens betreffen het type identiteitsdocument, de naam van de gast, diens beroep of betrekking, zijn woonplaats en de dag van aankomst en vertrek. Deze gegevens moeten op aanvraag aan de politie kunnen worden getoond. Een kopie is daarvoor niet noodzakelijk.

Voor het verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens, dus ook voor het overnemen, kopiëren of scannen, moet een juridische grondslag bestaan. Een voorbeeld hiervan is:

Een werkgever is op grond van de Wet op de Loonbelasting verplicht om bij indiensttreding van een nieuwe werknemer diens identiteit te controleren aan de hand van een geldig identiteitsdocument – met uitzondering van een rijbewijs – en dit op echtheid te controleren (verificatieplicht). De identiteit mag niet aan de hand van een kopie van een identiteitsdocument worden gecontroleerd! Na deze controle is de werkgever verplicht om een kopie van het gecontroleerde document – inclusief burgerservicenummer (BSN) en pasfoto – in zijn loonadministratie op te nemen en te bewaren (bewaarplicht). Dit ontslaat de individuele werknemer echter niet van zijn toonplicht als er een arbeidsinspectie op de werkvloer plaatsvindt. De werkgever dient ervoor te zorgen dat alle werknemers een geldig identiteitsdocument kunnen tonen (zorgplicht), bijvoorbeeld door opbergkluisjes aan werknemers ter beschikking te stellen.

Hieruit blijkt nog maar eens dat je zeer voorzichtig moet zijn met het uitdelen van kopietjes van je ID.